É um contabilista preocupado com o tempo que gasta a procurar documentos de clientes, a reenviá-los ou a questionar-se se foram realmente recebidos? Não se preocupe. Não está sozinho.
Este tipo de situação é provavelmente mais comum do que imagina – especialmente entre empresas de contabilidade e os seus clientes. Por quê? Porque muitas pessoas ainda utilizam métodos de comunicação, ferramentas de armazenamento de ficheiros e espaços de trabalho online inadequados.
O tempo que desperdiça a jogar intermináveis rondas de “encontre o ficheiro” poderia ser usado para conquistar novos negócios ou fortalecer relações existentes. E, no final do dia, este tipo de ineficiência no local de trabalho resume-se sempre a uma coisa – dinheiro.
Métodos ineficazes de comunicação e partilha de ficheiros estão a custar dinheiro ao seu negócio. Mas não tem de ser assim. Com um portal de clientes para contabilidade ao seu dispor, pode finalmente passar menos tempo a procurar e reenviar informações importantes e mais tempo a impulsionar o crescimento do seu negócio.
Processos eficientes de comunicação e partilha de ficheiros significam mais dinheiro no banco e menos stress no escritório!
O que há para não gostar?
Vamos analisar mais de perto os benefícios potenciais que um portal de clientes para contabilidade pode oferecer. Mas, antes disso, vale a pena destacar os problemas comuns que frequentemente limitam contabilistas e empresas de contabilidade em todo o mundo.
Common Issues Affecting Accountant-Client Relationships
De acordo com um artigo recente da Thomson Reuters, os benefícios a longo prazo de adotar a tecnologia na contabilidade incluem a redução de erros, maior segurança de dados e aumento da eficiência operacional. E são precisamente esses – entre outros – os obstáculos ao sucesso a longo prazo de muitas empresas de contabilidade.
Faz sentido?
Se é um contabilista, provavelmente já enfrentou os problemas mais comuns que podem impactar a reputação do seu negócio, os níveis de serviço ao cliente e os seus resultados financeiros. Está na hora de reconhecê-los pelo que realmente são: Obstáculos desnecessários entre o seu negócio e a excelência comercial!
Vamos dar uma olhada.
Comunicações Caóticas
Estar sempre disponível para os seus clientes é, sem dúvida, uma excelente forma de gerar lealdade e construir uma reputação sólida no setor da contabilidade. No entanto, muitas vezes isso significa comunicar através de vários canais e plataformas ao mesmo tempo. Como resultado, mensagens importantes, pedidos, conversas e ficheiros podem rapidamente perder-se – tornando-se muito difíceis de localizar.
Gargalos e Interrupções no Fluxo de Trabalho
Ser regularmente interrompido por clientes a pedir ficheiros e informações que já enviou é frustrante, mas também consome o seu tempo e recursos. Enviar e reenviar documentos e dados desnecessariamente desvia-o das suas responsabilidades principais – aumentando os seus custos e diminuindo os níveis de serviço que está a oferecer.
Falta de Visibilidade
Gerir as contas de um cliente requer comunicação clara e um fluxo eficiente de informações – em ambas as direções. Você cumpre as suas obrigações enviando informações e documentos críticos de forma atempada, mas o que acontece se o seu cliente não os ler? Todo o processo começa a desmoronar-se, o que pode ter implicações nas declarações fiscais, no fluxo de caixa e na contabilidade em geral.
Soluções de Software Dispendiosas
Para garantir que fornece o melhor serviço de contabilidade possível aos seus clientes, pode estar a subscrever várias plataformas e soluções de software como serviço (SaaS). No entanto, o custo dessas subscrições está a reduzir os seus lucros. Além disso, está a pagar por funcionalidades e recursos que simplesmente não necessita.
Preocupações com a Segurança de Dados
A maior parte das informações que circulam entre um contabilista e os seus clientes é sensível, o que significa que deve ser protegida contra potenciais riscos de segurança e atividades ilegais. No entanto, gerir a segurança dos dados torna-se cada vez mais difícil quando está a enviar e a receber documentos e informações através de várias contas de email, conversas no WhatsApp, mensagens SMS e outros canais de comunicação digital.
Os Benefícios Claros de Implementar um Portal de Clientes para Contabilistas
Nesta altura em que o número de empresas de contabilidade está a crescer rapidamente em todo o mundo, não pode dar-se ao luxo de ficar para trás na corrida pelos negócios. Com um portal de clientes para contabilistas ao seu dispor, pode reduzir os custos operacionais, melhorar os serviços que oferece e criar um modelo de funcionamento preparado para o futuro, garantindo o sucesso a longo prazo.
Com um software de portal de clientes acessível para contabilistas, pode resolver todos os problemas mencionados acima. Uma única solução de software tem o potencial de transformar a sua empresa de contabilidade – tornando-a mais ágil, eficiente e rentável.
Combine os seguintes benefícios de uma solução poderosa de portal de clientes para contabilidade para preparar o seu negócio para o futuro:
1. Comunicação Mais Eficaz com os Clientes
Com um software de portal de clientes para contabilidade a fazer o trabalho pesado de comunicação e gestão de ficheiros, pode garantir que todas as comunicações vitais com os seus clientes sejam armazenadas no mesmo local. Acessíveis de qualquer lugar – a qualquer momento – mensagens, dados e documentos importantes estão organizados de forma que o acesso seja rápido e simples para todos.
2. Fluxos de Trabalho Otimizados
Com um portal de clientes para contabilistas, pode melhorar drasticamente a eficiência dos seus fluxos de trabalho diários sem grandes esforços. O que fazer com esse ganho de eficiência é escolha sua. Quer opte por um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional ou utilize o tempo extra para atrair novos clientes, tudo é vantajoso!
Aqui está o segredo: Minimize os pedidos de informações e documentos que recebe tornando tudo acessível a qualquer momento. Assim, poderá dedicar mais tempo a atender os seus clientes e a desenvolver estratégias de negócios a longo prazo.
3. Certeza Operacional
Sejamos honestos. Há algo mais importante para a relação com os seus clientes do que o fluxo preciso e atempado de informações contabilísticas? É crucial para os seus clientes, vital para a sua reputação e essencial para o cumprimento das normas regulamentares. “Sei que enviei aquele documento contabilístico importante, mas será que o meu cliente o compreendeu? Será que ele sequer o leu?” Esta é uma pergunta que contabilistas em todo o mundo se fazem neste momento!
No entanto, enviar dados e documentos vitais é apenas metade da solução. É preciso garantir que os seus clientes os receberam – e que podem aceder a eles sempre que quiserem. É exatamente isso que o software de portal de clientes para contabilistas possibilita.
4. Gestão de Clientes Económica
Elimine todas as plataformas de armazenamento em nuvem e de mensagens que está a utilizar e substitua-as por um único portal de clientes para contabilidade, com um preço acessível. Reduza os pontos de contacto nas comunicações, elimine erros e diminua os custos de gestão das contas dos seus clientes. Em resumo, faça mais com menos esforço.
5. Segurança Reforçada
Sempre que envia, recebe ou armazena informações sensíveis, há um risco de segurança envolvido. Proteger a privacidade e os dados dos seus clientes é uma obrigação legal, mas torna-se cada vez mais difícil quanto mais canais e plataformas utilizar. Com um software de portal de clientes para contabilidade, pode criar um único canal de comunicação, tornando a segurança dos dados mais simples, económica e eficaz.
6. Imagem Profissional
Não importa se está a tentar conquistar novos clientes ou manter os contratos atuais, projetar uma imagem profissional é tão importante quanto ser um especialista em contabilidade.
Ter um sistema sofisticado de comunicação e partilha de ficheiros baseado na nuvem demonstra aos clientes atuais e potenciais que a sua operação contabilística é profissional. Também transmite uma mensagem clara sobre o compromisso do seu negócio com precisão, proteção de dados e atendimento ao cliente – uma abordagem que os clientes adoram!
7. Promoção do Trabalho Remoto
Cada vez mais empresas de contabilidade em todo o mundo estão a adotar modelos de trabalho remoto e híbrido para atrair os melhores talentos da indústria.
No entanto, muitas destas empresas enfrentam dificuldades para manter o controlo sobre o armazenamento de documentos e as comunicações, uma vez que utilizam várias plataformas e canais ao mesmo tempo. A transição para um único portal de clientes para contabilidade cria uma operação mais eficiente, eficaz e coesa – beneficiando tanto os seus clientes quanto os seus colaboradores, enquanto melhora significativamente os seus resultados financeiros.
Obtenha Acesso Antecipado a um Portal de Clientes Revolucionário para Contabilistas
O TeuPortal é um portal de clientes para contabilistas que funciona como um arquivo digital e um assistente virtual – sem sobrecarregar os seus custos. Em termos simples, permite-lhe armazenar documentos, dados e comunicações de vários clientes num só lugar.
Quando você ou o seu cliente precisar de aceder a um documento armazenado na plataforma TeuPortal, o processo será tão rápido quanto simples. Alguns até consideram a experiência agradável!
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